Orang-orang Yang Terlibat Dalam Proyek Dan Kriteria

Dalam proyek sistem informasi, terdapat beberapa orang yang terlibat di dalamnya. Orang-orang yang terlibat dapat mengakibatkan sistem informasi gagal, tapi juga bisa membuat berhasil. Yang pertama adalah kelompok pengembang sistem informasi. Ada enam posisi yang berada di kelompok ini, yaitu:

• Programmers. tugasnya menulis kode program atau merealisasikan desain sistem.
• Systems analysts. untuk menemukan masalah dan memberikan solusi, dan membuat desain sistem yang memenuhi requirement. Bisa dikatakan orang yang berada pada posisi ini menjembatani antara business analyst dan programmers.
• Project managers. mengatur budget dan jadwal, melakukan risk analysis, dan memastikan proyek bisa selesai tepat waktu.
• Senior IT management. Bertanggung jawab dan me-manage IT di dalam organisasi.
• Chief information officer (CIO). Juga dikenal dengan chief knowledge officer, bertanggung jawab terhadap IT, IS (Information System), dan strategi informasi dan menyelaraskannya dengan proses bisnis secara keseluruhan.

Berikutnya kelompok di organisasi. Ada empat posisi yang terlibat, yaitu:

• End-users. Orang-orang pada posisi ini berada pada level operasional. Mereka menggunakan sistem untuk menjalankan operasional organisasi.
• Business users. Orang-orang yang berada pada posisi ini ada kemungkinan menggunkan sistem tapi juga ada kemungkinan untuk tidak menggunakan sistem.
• Business strategy management. Bertanggung jawab terhadap stretegi organisasi secara keseluruhan dan memastikan bahwa sistem informasi dapat mendukung strategi organisasi.

Kelompok yang terakhir, disebut juga external users, adalah orang-orang yang berada di luar organisasi. Ada lima posisi dalam kelompok ini, yaitu:

• Customers atau potential customers. Mereka adalah orang-orang yang menggunakan sistem untuk membeli, menggunakan jasa, atau mencari informasi mengenai produk yang ditawarkan suatu organisasi.
• Trusted external users. Orang-orang yang ada di posisi ini mempunyai hubungan dengan organisasi dan mempunyai pengaruh terhadap sistem, oleh karena itu mereka juga dipertimbangkan dalam pengembangan sistem informasi.
• Shareholders, other owners atau sponsors. Orang-orang yang berinvestasi di organisasi dan mempunyai ketertarikan finansial.

Dalam suatu proyek, ada beberapa kriteria yang harus dimiliki untuk dapat membuat sebuah rencana pada proyek dapat berjalan lancar. Beberapa diantaranya adalah :

1.      Mengerti dengan baik apa yang sedang dilakukan pada proyek dan bagian yang harus dikerjakan

2.      Mengetahui tentang dasar dari tugas yang diberikan padanya. Namun yang terpenting adalah memiliki keahlian di bidang yang berhubungan dengan IT sehngga memudahkan dalam mengerjakan bagian yang dipegang olehnya.

3.      Membuat perencanaan yang tepat

4.      Membuat sebuah analisis terlebih dahulu

Tanggung Jawab Seorang Project Manager, Project Leader, dan Programmer

Tanggung Jawab Seorang Project Manager, Project Leader, dan Programmer

Di dalam sebuah perusahaan, baik perusahaan besar maupun kecil pasti memiliki beberapa staff ahli yang dapat diandalkan untuk menangani dan menyelesaikan masalah serta mampu menemukan solusi terbaik untuk setiap permasalahan. Hal tersebut juga menyangkut solusi dari masalah yang timbul dalam sebuah proyek. Tanggung jawab itu harus dipegang dan dilaksanakan oleh orang yang benar-benar ahli di bidangnya seperti project manager, project leader, seorang programmer.

Project Manager

Seorang Project Manager harus orang yang memiliki keahlian khusus atau yang sudah berpengalaman dibidang kontruksi dan mengetahui apa tugas dari seorang project manager itu sendiri. paling tidak dapat berkontribusi bagi pekerjaannya. dalam hal ini, project manager harus dipegang oleh orang-orang yang memiliki kedisplinan yang tinggi dan bekerja secara maksimal.

Adapun Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Project Manager, yaitu :

• Membuat rencana kerja dan anggaran konstruksi
• Mengendalikan seluruh kegiatan konstruksi
• Melakukan koordinasi dengan semua pihak terkait
• Membangun komunikasi internal dan eksternal
• Menetapkan kebutuhan sumber daya
• Menentukan alternatif mencapai target
• Menyetujui rencana dan metode kerja
• Menunjuk pemasok dan subkontraktor
• Tercapainya sasaran biaya, mutu,waktu, k3 dan lingkungan
• Efisiensi dan efektifitas penggunaan sumber daya
• Terkoordinasinya semua pihak terkait
• Kepuasan pelanggan

Tanggung Jawab Project Manager secara khusus 

1.       Definisi (Definition)

Tugas seorang project manager adalah mengatur diambil atau tidaknya suatu keputusan. Hal ini mungkin mempengaruhi wawancara dengan user dan membantu dalam pembuatan dokumentasi.

2.      Analsis (Analysis)

Project manager harus membuat beberapa bagian mengenai spesifikasi fungsional. Bagian tersulit adalah membuat user memaharni bahwa perubahan FS tidak untuk selamanya dan segara perubahan disetujui oleh tim terbaik.

3.      Disain (Design)

Seorang yang menyusun pertemuan secara rutin dan menerbitkan sebuah laporan harian, dapat memeriksa semua permasalahan dan menyelesaikannya, jika ini mungkin dan merencanakan ulang jika tidak dapat menyelesaikannya.

4.      Pemrograman (Programming)

Pada tahap ini banyak melibatkan orang dengan segala bentuk permasalahannya. Seorang manajer harus dapat memonitor semua yang terjadi dalam tim dan merespon segala masalah yang ada.

5.      Sistem Integrasi dan Tes (system rntegration And Test)

Harus bisa menjaga keutuhan perusahaan. Di lingkungan luar (klien, manajer tingkat atas) mungkin bingung, menelepon manajer, mengundang rapat, menutup rapat dan meminta laporan perkembangan harian. Karena itu, dibutuhkan seseorang untuk tetap menjaga seluruh keberhasilan dari tender proyek.

6.      Penerimaan (Acceptance)

Menjadualkan waktu, fasilitas dan dibutuhkan untuk menjalankan sistem menanda tangani perjanjian.

 

7.       Operasi (Operation)

Harus memastikan bahwa dukungan teknik yang ditanrpilkan sebelumnya tersedia dan user puas dengan sistem operasional, mengadakan pertemuan untuk mengevaluasi proyek dan memberikan laporan proyek.

Project Leader

Tujuan utama dari seorang pimpinan proyek adalah untuk menghasilkan produk yang berkualitas. Dimana mengingat PM berorientasi kepada pihak luar sedangkan pimpinan proyek berorientasi kedalam proyek.

Tanggung Jawab Dari Pimpinan Proyek 

1.      Definisi (Definition)

Seorang pimpinan proyek akan melakukan sebagian besar kegiatan dari rencana persiapan proyek, seperti level bawah dari WBS dan melakukan perkiraan.

2.      Analisis (Analysis)

Di dalam sebagian kecil pada pertengahan pengerjaan proyek merupakan koordinator untuk menganalisa dan menulis semua bagian teknis dari perincian fungsional.

3.      Desain (Design)

Seorang pimpinan proyek adalah kepala dari suatu tim disain, mengatur semua rancangan dan mempelajarinya, memberikan tugaskepada desainer dan kemungkinan dapat menanganinya sebagian besar desainnya, khususnya pada tingkat yang lebih tinggi.

4.      Pemrograman (Programming)

Pimpinan proyek akan membuat semua tugas pemrograman dan memecahkan masalah yang tidak dapat dipecahkan oleh programmer.

5.      Sistem Tes (System Test)

Penggabungan dan tes akhir dari produk merupakan seluruh tanggung jawab dari seorang pimpinan proyek.

6.      Tes Penerimaan (Acceptance)

Seorang pimpinan proyek akan menjalankan aspek kegiatan teknis dari penerimaan. Ia mungkin akan menulis ATP, melakukan pemeriksaan pada sistem tes akhir dan melaksanakan ini bagi para user.

7.      Operasi (Operation)

Seorang pimpinan proyek mungkin memberikan suatu garansi atau menyediakan orang yang akan menjawab setiap pertanyaan yang dilakukan di telepon atau bahkan melakukan kegiatan latihan user.

Programmer

Seorang programmer merupakan orang yang membuat program untuk user sesuai kebutuhan yang telah ditentukan sebelumnya. Karena itu, programmer merupakan bagian yang langsung terjun dengan sekumpulan sintaks dan koding. Tentu saja untuk menjadi seorang programmer, harus mampu menguasai bahasa pemrograman yang merupakan syarat mutlak untuk menjadi seorang programmer.

Tanggung jawab seorang programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program. Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang,terbatas pada sesame pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program.